《不懂PowerPoint就当不好经理》1 PowerPoint2003使用入门
1.1PowerPoint2003简介及新增功能
PowerPoint2003是Microsoft公司最新推出的Office系列产品之一，用户可以用它来创建和显示图形演示文稿，设计和制作用于广告宣传、产品演示的电子版幻灯片，制作的演示文稿可以通过计算机屏幕或者投影机播放。利用PowerPoint2003，不但可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开“面对面”会议、远程会议或在Web上为观众展示演示文稿。
随着办公自动化的日益普及，PowerPoint的应用越来越广，对用户要求的积极回应就是在PowerPoint2003中新增了许多功能。
PowerPoint2003的新增功能主要有以下几种：
1.1.1经过更新的播放器
经过改进的MicrosoftOfficePowerPointViewer可进行高保真输出，以及可支持PowerPoint2003的图形、动画和媒体。新的播放器无须安装。默认情况下，新的“打包成CD”功能将演示文稿文件与播放器打包在一起，用户也可从网站下载新的播放器。此外，播放器支持查看和打印，经过更新的播放器可在Windows98/2000/XP或更高版本的操作系统上运行。
1.1.2打包成CD
“打包成CD”是有效分发演示文稿的PowerPoint2003的新增功能，用于制作演示文稿CD，以便在运行Windows操作系统的计算机上查看。直接从PowerPoint中刻录CD需要WindowsXP或更高版本，但如果使用Windows2000，则可将一个或多个演示文稿打包到文件夹中，然后使用第三方CD刻录软件将演示文稿复制到CD上。
“打包成CD”可打包演示文稿和所有支持文件，包括链接文件，并可从CD自动运行演示文稿。在打包演示文稿时，经过更新的MicrosoftOfficePowerPointViewer也包含在CD上。因此，没有安装PowerPoint的计算机不需要安装播放器。“打包成CD”，允许将演示文稿打包到文件夹而不是CD中，以便存档或发布到网络共享位置。
1.1.3对媒体播放的改进
使用PowerPoint2003可在全屏演示文稿中查看和播放影片。用鼠标右击影片，在快捷菜单上执行【编辑影片对象】命令。然后，选中【缩放至全屏】复选框。当安装了MicrosoftWindowsMediaPlayer8.0版本或更高版本时，PowerPoint2003可支持其他媒体格式文件的播放，包括ASX、WMX、M3U、WVX、WAX和WMA。如果未显示所需的媒体编解码器，PowerPoint2003将通过使用WindowsMediaPlayer技术尝试下载它。
1.1.4新的幻灯片放映导航工具
新的精巧而典雅的【幻灯片放映】工具栏令用户可在播放演示文稿时方便地进行幻灯片放映导航。此外，常用的幻灯片放映任务也被简化。在播放演示文稿期间，【幻灯片放映】工具栏令用户可方便地使用墨迹注释工具、笔和荧光笔选项以及【幻灯片放映】菜单。但是，工具栏决不会引起观众的注意。
1.1.5经过改进的幻灯片放映墨迹注释
在播放演示文稿时可使用墨迹在幻灯片上进行标记，或者使用PowerPoint2003中的墨迹功能审阅幻灯片。用户不仅可在播放演示文稿时保存所使用的墨迹，也可在将墨迹标记保存在演示文稿中之后打开或关闭幻灯片放映标记。墨迹功能的某些方面要在TabletPC（平板电脑）上才能实现。
1.1.6新的智能标记支持
PowerPoint2003增加了常见智能标记支持。只需在【工具】菜单上选择【自动更正选项】命令，然后在弹出的对话框中单击【智能标记】选项卡，便可选择在演示文稿中为文字加上智能标记。PowerPoint2003所包含的智能标记识别器列表中包括日期、金融符号和人名。
1.1.7文档工作区
使用“文档工作区”可简化通过Word2003、Excel2003、PowerPoint2003或Visio2003与其他人实时进行协同创作、编辑和审阅文档。“文档工作区”网站是以一个或多个文档为中心的MicrosoftWindowsSharePointSer～ces网站。用户可以方便地协同处理文档，或者直接在“文档工作区”副本上进行操作，或者在其各自的副本上进行操作。从而，可定期更新“文档工作区”网站上的副本。
通常，用户在使用电子邮件功能将文档作为附件发送时创建“文档工作区”。这时，作为共享附件的发件人，用户便成为“文档工作区”的管理员，而所有接收人便成为该“文档工作区”的成员，并获得向该网站添加内容的权限。创建“文档工作区”的另一种方式是在Office2003中使用【共享工作区】任务窗格（【工具】菜单）。
当使用Word、Excel、PowerPoint或Visio打开“文档工作区”所基于的文档的本地副本时，Office程序会定期从“文档工作区”获得更新，以便使这些更新信息对用户可用。如果对工作区副本的更改与对自己的副本所做的更改相冲突，可选择要保存的副本。当完成编辑副本的操作后，可将更改保存到“文档工作区”中，这样其他成员便可将更改合并到他们的文档的副本中。
1.1.8信息权限管理
现在，敏感性信息只能通过限制对存储这些信息的网络或计算机的访问来进行控制。但是，一旦用户获得访问权限，就无法限制他们对内容所进行的操作或将这些信息发给谁。这种信息分发方式很容易使敏感性信息到达那些不再希望接收它的人那里。
Office2003提供了一种名为信息权限管理的新功能，可帮助防止因为意外或粗心将敏感性信息发给不该收到它的人。
1.1.9其他新功能
1.1.9.1
Office的新外观。Office2003具有开放和充满活力的新外观以及全新的、经过改进的任务窗格。新的任务窗格包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“共享工作区”、“文档更新”和“信息检索”。
1.1.9.2
TabletPC（平板电脑）支持。在TabletPC上，可直接为Office文档进行快速手写输入，就像使用笔和打印输出一样。另外，现在可以水平查看任务窗格，以便按照你所喜欢的方式在TabletPC上工作。
1.1.9.3【信息检索】任务窗格。如果用户可访问Internet，新的【信息检索】任务窗格可提供各种参考信息和扩展资源。可使用百科全书、Web搜索或通过访问第三方内容对主题进行信息检索。【信息检索】任务窗格还支持同义词搜索，这是PowerPoint2003的新增功能。此功能对于查找同义词以便提高演示文稿的质量来说是最佳工具。
1.1.9.4
MicrosoftOfficeOnline。MicrosoftOfficeOnline已经较好地集成到所有MicrosoftOffice程序中，以便在工作时可以充分利用网站所提供的内容。可在Web浏览器中直接访问MicrosoftOfficeOnline，或者在Office中使用不同任务窗格和菜单中所提供的链接来访问文章、提示、剪贴画、模板、联机培训、下载和服务，以便改进使用Office程序的方式。该网站根据来自Office用户的直接反馈或特定请求对新内容进行定期更新。
1.1.9.5为客户提高质量。Microsoft公司致力于提高Microsoft软件和服务的质量、可靠性和性能。“客户体验改善计划”令Microsoft公司可收集关于用户的硬件配置以及如何使用Office程序和服务的信息，以便确定趋势和使用方式。是否参加该计划全凭用户自愿，且数据收集是完全匿名的。此外，错误报告和错误信息已经得到改进。这样，用户在遇到问题时，可以最方便的方式报告错误并获得关于警告的最有帮助的信息。
最后，借助Internet连接，您可提供与Office程序、帮助内容或MicrosoftOfficeOnline内容有关的客户反馈。Microsoft公司将根据用户的反馈继续增加和改进内容。
1.2PowerPoint2003主界面
作为PowerPoint2000/2002中文版的升级版本，PowerPoint2003虽然在菜单命令结构没有太大的变化，但为使PowerPoint2003具有更强的可操作性，其用户界面在原有风格基础上也做了很大改进。因此，在开始使用PowerPoint2003之前，用户必须首先熟悉一下PowerPoint2003中文版的工作环境，为正式创建演示文稿打下基础。
【温馨提示】如果用户的计算机已经安装了Office2003，那么其默认的安装方式就已安装了其中的PowerPoint2003程序，这时就可以直接学习下面介绍的内容了；如果用户的计算机没有安装Office2003，正确安装Office2003后，再学习下面介绍的内容。
在【开始】菜单中执行【所有程序】MicrosoftPowerPoint命令，即可启动PowerPoint2003。
1.2.1标题栏
标题栏在屏幕的最顶部，它显示的是应用软件名和演示文稿名。如果还没有保存演示文稿并给它命名，则显示默认名称（如【演示文稿】）。标题栏的最左边是应用程序的控制菜单图标，最右边是【最小化】、【还原/最大化】和【关闭】按钮。
1.2.2菜单栏
菜单栏的最左边是当前演示文稿的控制菜单图标，最右边是【关闭】按钮，中间是【文件】、【编辑】、【视图】、【插入】、【格式】、【工具】、【幻灯片放映】、【窗口】和【帮助】共9个基本菜单。单击其中一个基本菜单，就会弹出一个包括相关操作命令的下拉菜单。
下拉菜单中的某些命令右边有一个向右的小箭头，将鼠标指针置于该命令上就会弹出下一级子菜单。有的下拉菜单的最下面还有一个向下的双箭头，将鼠标指针置于该双箭头上（或让该下拉菜单在屏幕上显示片刻），就会出现下拉菜单的其他命令。有时，下一级子菜单也会有一个双箭头。例如，执行【插入】菜单中的【图片】命令，再将鼠标指针置于【图片】子菜单的向右的小箭头上，就会出现【图片】子菜单中的部分命令。
【温馨提示】如果用户想在任何时候都完整地看到菜单中的所有命令，则可以选择【工具】菜单中的【自定义】命令，然后在【自定义】对话框的【选项】选项卡中选中【始终显示整个菜单】复选框，再单击【关闭】按钮即可。还有有的命令右边有一个省略号，执行该命令会弹出一个对话框。例如，执行【插入】菜单中的【图示】命令，就会弹出一个【图示库】对话框，如图所示。
在菜单栏的最右边，还有一个方便的求助下拉列表框。在下拉列表框中输入需要帮助的问题，然后按Enter键，就可以快速地获取PowerPoint2003的帮助。
1.2.3工具栏
工具栏上的按钮可以快速执行一些常用操作，有时比使用菜单上的命令更加便捷。
工具栏上包含许多小图标按钮，单击这些按钮即可执行相应命令的功能。PowerPoint2003有一些预设的工具栏，在默认的情况下，将显示【常用】、【格式】及【绘图】3个。
【温馨提示】在任何工具栏上右击，会显示快捷菜单，从中可以选择显示所需的工具栏。
【常用】工具栏中有PowerPoint2003最常用的命令按钮，可执行新建、打开、保存和打印演示文稿等基本操作。
【格式】工具栏中的按钮可以用来编辑和美化文本。
【绘图】工具栏一般位于窗口的下部，可以用来绘制基本图形和改变图形的效果。
另外，用户也可以打开或关闭任何工具栏，使之出现或隐藏。要打开或关闭工具栏，可按以下步骤进行：
1.执行【视图】菜单中的【工具栏】命令，显示【工具栏】子菜单，如图所示。
2.单击要打开或关闭的工具栏名称旁边的复选框。表示激活了该工具栏，并将显示在PowerPoint2003的窗口中。
【温馨提示】默认情况下，PowerPoint2003把工具栏安排在屏幕上最合适的地方。但用户也可以根据自己的喜好改变工具栏的位置，以便腾出工作空间。PowerPoint2003菜单栏和所有工具栏都可以停靠到屏幕的任一侧，也可以转换成浮动工具栏。
要移动菜单栏或工具栏，可按以下步骤进行操作。
3.将鼠标放在停靠的工具栏的移动柄上（栏的左边或上边的暗灰色条），或者放在浮动工具栏的标题栏上。
（2）将工具栏拖动到新位置。
（3）要停靠工具栏，可将它拖到窗口边缘。如果看到了移动柄，就说明工具栏已停靠；如果有标题栏，则说明它是浮动的。
PowerPoint2003的屏幕提示功能十分方便，它能帮助用户使用工具栏上的所有按钮。
想要查看屏幕上按钮的功能，只须将鼠标指针置于该按钮上稍候片刻，按钮附近就会弹出一个小的屏幕提示框，显示该按钮的名字。
每当在PowerPoint2003窗口中显示一个新工具栏后，都可以利用屏幕提示框来熟悉它上面的按钮。如果要取消屏幕提示功能，执行【视图】菜单的【工具栏】子菜单中的【自定义】命令，在出现的对话框中打开【选项】选项卡，取消选中【显示关于工具栏的屏幕】就可以了。
1.2.4状态栏
PowerPoint2003的状态栏在PowerPoint2003窗口的最底部。如果在大纲视图或幻灯片浏览视图中，PowerPoint2003会显示相应视图模式；如果在幻灯片视图或普通视图中，则会显示当前的幻灯片编号，并显示整个演示文稿中有多少张幻灯片。
1.2.5任务窗格
在默认的情况下，任务窗格位于整个PowerPoint2003工作界面的右侧。如果要改变它的位置，只需将鼠标指针放在该窗格上部的标题栏上，就可以将其任意拖动了。如果不习惯使用这个任务窗格，可以通过单击右上角的按钮将其关闭。
PowerPoint2003经过改进的任务窗格包括【开始工作】、【帮助】、【搜索结果】、【共享工作区】、【文档更新】和【信息检索】。任务窗格可以很便捷地处理很多经常执行的任务。在默认状态下，任务窗格执行【开始工作】的任务。如果单击任务窗格右上角的按钮，就可以弹出任务选择下拉菜单。从中可以选择其他常用的任务，如插入剪贴画、设置幻灯片版式和自定义动画等。
1.3视图方式
为了便于演示文稿的编排，PowerPoint根据不同的需要提供了不同的视图方式，分别是普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图、备注页视图。当一份演示文稿已经打开后，屏幕通常处于普通视图模式。
各种视图方式有各自的功能，单击PowerPoint2003窗口左下角的视图按钮，可以在各种视图（备注页视图除外）之间切换。在各种视图中可以对演示文稿进行特定的加工，在一种视图中对演示文稿所做的修改，会自动反映在演示文稿的其他视图中。
1.3.1普通视图
普通视图实际上是大纲视图、幻灯片视图和备注页视图三种模式的综合，是演示文稿编排工作中最为常用的视图模式。PowerPoint2002取消了大纲视图和幻灯片视图，PowerPoint2003也不例外，将这三种视图综合在一起。
执行【视图】菜单中的【普通视图】命令或单击【普通视图】按钮，可切换到普通视图显示模式，如图所示。
从图中可以看出，普通视图模式将演示文稿的编辑区分成三部分：大纲窗格、幻灯片窗格、备注窗格。
普通视图主要是用来编辑幻灯片的总体结构，也可以用来编辑单张幻灯片或大纲。右下半部的备注窗格是用来为文稿的报告人提供注释的地方，供文稿的报告人演示文稿时参考。
1.3.2幻灯片视图
单击视图窗格上部的标签右边的“关闭”按钮，就可以将视图栏关闭，这时将进入幻灯片视图。同时，备注视图窗格也将消失，PowerPoint2003窗口的中部将全部显示要编辑的幻灯片。
在幻灯片视图中，可以给幻灯片添加文本、图形或其他PowerPoint对象。事实上，大多数工作都可以在幻灯片视图中完成，并能立即看到幻灯片的修改对演示文稿的影响。
在幻灯片视图中，可以详细设计和修饰演示文稿的单张幻灯片。在该视图中可以对每一张幻灯片输入和编辑文本，加入图表、组织结构图和表格，可用几何图形、图片和文字注解或装饰幻灯片。
【温馨提示】在PowerPoint中使用的一切均可以定义为对象。例如，幻灯片标题是标题对象，幻灯片中的文本是文本对象，而一个剪贴画是剪贴画对象。一般来说，如果在幻灯片视图中单击某元素时出现一个包围它的方框，它就是个对象。
1.3.3幻灯片浏览视图
幻灯片浏览视图显示演示文稿中各幻灯片的缩略图。单击【幻灯片浏览视图】按钮，可切换到幻灯片浏览视图，如图所示。
用幻灯片浏览视图可以给演示文稿增加一部分殊效果，例如可以给演示文稿添加切换效果，或用幻灯片浏览视图来移动、删除和复制幻灯片。
在幻灯片浏览视图中，演示文稿中的幻灯片整齐地按横行纵列排列。在该视图中，可以清楚地看到在改变幻灯片的背景设计和配色方案后，文稿整体外观发生的变化。但在该视图中，不能改变幻灯片的内容，只能删除多余幻灯片、复制幻灯片、调整各幻灯片的次序。
在打印演示文稿和生成幻灯片之前，可以利用幻灯片浏览视图来检查各幻灯片是否有前后不协调的地方，还可以找出演示文稿中其他的一些小毛病，诸如某个图表在幻灯片中的位置是否合适等。此时，还可以通过更换模板来对整个演示文稿进行一次宏观上的检查。更换模板后，整个演示文稿的外观会发生显著的、一致的变化。这样做的实际结果可能是把一个生动、直观、色彩鲜艳、侧重于销售效果的演示文稿，变成了一个向公司领导汇报的简洁、优雅的演示文稿。
幻灯片浏览视图也用于增加和编辑幻灯片间的切换方式。在幻灯片放映时，切换方式会在幻灯片间显示有趣的切换效果。
1.3.4幻灯片放映视图
幻灯片放映视图并不显示单个静止的画面，而是像播放真实的35mm幻灯片那样，一幅一幅动态地显示演示文稿的幻灯片。播放演示文稿是制作文稿的最终目的。在编辑材料时，如果要将演示文稿作为屏幕演示来显示，则可以单击视图按钮中的【幻灯片放映】按钮，进入幻灯片放映视图。要从一张幻灯片切换到另一张幻灯片。只需单击鼠标，直到演示文稿末尾。按键盘上的Esc键可立即结束幻灯片放映。
PowerPoint2003的幻灯片放映可以创造出特殊的视觉效果，并且可向当前幻灯片引入新元素。例如，随着一幅幻灯片在屏幕上逐渐隐去，自动退出屏幕，下一幅幻灯片自下而上进入屏幕，而且也可逐一显示幻灯片的各个层次标题。
1.3.5备注页视图
由于PowerPoint2003中没有【备注页视图】按钮，如果要从其他的视图方式切换到备注页视图，只能执行【视图】菜单中的【备注页】命令。备注页视图在屏幕的上半部分显示幻灯片，下半部分用于添加备注。
1.3.6改变幻灯片的显示比例
在编辑或浏览幻灯片的时候，我们经常会碰到幻灯片中的文字或对象看不清楚，这就需要通过放大或缩小幻灯片显示来达到目的。
单击【常用】工具栏上【显示比例】列表框的下拉箭头，打开其下拉列表，用户可根据需要选择相应的比例。另外，用户也可以使用对话框来根据需要进行调整。执行【视图】菜单中的【显示比例】命令，打开【显示比例】对话框。在该对话框中选择一个单选项或在【百分比】微调框中调整显示比例，最后单击【确定】按钮，即可按上述设置的显示比例来显示当前视图。
1.4如何获取帮助
PowerPoint2003的联机帮助内容广泛、易于使用。为获得联机帮助，进入PowerPoint2003后，按F1键，或者从【帮助】菜单中执行【MicrosoftOfficePowerPoint帮助】命令，会在窗口的右侧弹出一个【PowerPoint帮助】任务窗格，如下图所示。
在【搜索】文本框中，输入要询问的问题或某个短语（例如新增功能）后，按下Enter键，就会显示一些相关的主题。单击出现的某个主题，例如，单击【关于配色方案】项，就会出现一个关于PowerPoint2003配色方案的窗口。
1.4.1Office助手的帮助
如果用户的机器上安装了Office助手。当它认为用户需要帮助时，就会弹出来准备提供服务。
如果Office助手未出现，按Fl键或单击【常用】工具栏上的【Office助手】按钮，即可显示它。它会提供与当前在PowerPoint2003中的工作内容有关的帮助信息，提出明智的建议。如果不希望Office助手出现在屏幕上，只需在Office助手上右击，并在快捷菜单中执行【隐藏】命令。
如果需要改变Office助手的形状，可以先执行【帮助】菜单中的【显示Office助手】命令。然后在出现的Office助手上右击，并在如图所示的快捷菜单中选择【选择助手】命令。
执行【选择助手】命令后。会出现一个【Office助手】对话框。在【助手之家】选项卡中单击【下一位】或【上一位】按钮，可以选择不同的助手形状。
打开该对话框中的【选项】选项卡。在该选项卡下，用户可以选择是否启用Office助手，还可以选择显示的提示信息。
1.4.2在网上获得帮助
PowerPoint2003的另一新功能是【帮助】菜单中的【MicrosoftOfficeOnline】命令。如果用户能访问Internet，通过这个功能，不仅可以寻找免费资料，获得最新产品信息，还可以阅读常见问题，获得联机支持等。执行【帮助】菜单中的【MicrosoftOfficeOnline】命令或在【PowerPoint帮助】任务窗格中单击【连接到MicrosoftOfficeOnline】超链接，PowerPoint2003即会连接所选的Microsoft站点。