《不懂PowerPoint就当不好经理》3 编辑幻灯片
3.1为幻灯片输入文本
虽然图画、图形、图表及引人注目的背景对表明观点和吸引观众的注意力有很大帮助，但文本是演示文稿的主体，实质内容仍需要用文字表达。PowerPoint2003能帮助用户以多种简便灵活的方式把文字添加到幻灯片中，这些方式能把观众的注意力集中到将要说明的内容上。
3.1.1在占位符中输入文本
在PowerPoint的窗口中，占位符被虚线框或斜线框环绕，它们已被预先进行了格式化，具有特殊的字体和字号。如果是用内容提示向导或设计模板创建的新演示文稿，则在演示文稿中会包含一些模型文本，可用自己的文本替换这些模型文本。
当用户利用空演示文稿，并选择一种自动版式创建新演示文稿时，自动版式只提供一种单纯的背景，但会在幻灯片上保留一部分空间，用于输入用户自己的文本。先选定占位符（一般为单击占位符），输入的内容会自动替换占位符中的提示性文字。当用户在占位符中输入文本时，默认情况会自动换行（跟所有其他的Office组件一样）。因此，仅当要开始一个新段落时，才按Enter键。
3.1.1.1输入文本
在占位符中输入文本的具体操作步骤如下：
1.选定占位符文本。否则，内容将被插入到占位符的文本之中。
可用下面的几种方法选择占位符文本。
（1）双击选中一个单词，三击选中一个段落。
（2）将插入点光标定位于要替换段落的起点或终点，并拖动鼠标经过要替换的文本，直至段落结束。
（3）在键盘上按一次Home键，再按Shift+End组合键选定一行。
（4）将插入点定位于占位符文本的起点，然后按Ctrl+Shift+End组合键选定占位符中的所有文本，或直接按Ctri+A组合键也可选定占位符中的所有文本。
2.在占位符中输入自己所需的文本。
3.文本输入完成后，单击占位符外任意位置，可使占位符的边框消失。
如果要在幻灯片中添加新的空白文本占位符，执行【插入】菜单中的【文本框】命令，并选择文本框的类型（横排或竖排），然后就可以在幻灯片中用拖动鼠标的方法建立一个占位符，再输入所需文本。文本框的大小会根据用户输入文本的多少自动调整，但占位符的大小并不会根据用户输入文本的多少自动调整，它只允许用户输入。
3.1.1.2调墨
很明显，如果想要占位符能容下输入的文本，就要改变字体大小，使其占据较小的空间，或者通过放大占位符，调整占位符的大小以使占位符容下输入的文字。
具体操作步骤如下：
1.单击某一占位符的边缘以显示其控制点。
2.将鼠标指针置于任一控制点上，当鼠标指针变为黑色双箭头时，沿所需的缩放方向拖动占位符的边框（拖动时鼠标指针为“十”字形）调整幻灯片占位符的大小。
3.1.2使用大纲视图方式输入文本
PowerPoint的大纲由一系列标题构成，标题又有子标题，子标题下还可再有层次标题。不同层次的文本有不同程度的左缩进，有时还会有不同样式的项目符号。利用大纲视图可使用户的观点条理化，同时也能帮助观众更有效地理解这些观点。
要想切换到大纲视图，只需单击PowerPoint2003窗口的视图栏上部的【大纲】标签页即可。如果已打开了一个已存在的演示文稿，或者正在使用一个演示文稿模板，可看到以大纲形式显示的文本。
3.1.2.1输入演示文稿大纲
如果要空演示文稿中输入演示文稿的大纲，可以按以下步骤进行：
1.输入演示文稿主标题。
（1）例如输入“迪信通手机分店经营系列”，然后按Enter键。
（2）输入演示文稿的第二个主标题，例如在这里输入的是“波导”，然后按Enter键。
（3）依次输入下面的主标题，每输入一个主标题，按一次Enter键。输入最后一个主标题后不要按Enter键。
如果用户在输入完所有的主标题之后，切换到别的视图方式下，就会发现在大纲视图中输入的每一个主标题都是一张幻灯片的标题。下面，就开始输入幻灯片的层次标题。
2.增加层次标题。
（1）把光标移到某一个要增加层次标题的主标题的末尾，按Enter键产生一个新的幻灯片图标，并重排现有的主标题编号。例如，要在主标题“波导”下增加层次标题，先将插入点移到主标题“波导”的末尾，按Enter键产生一个新的幻灯片图标（例如主标题编号：3），以后的主标题编号将依次改变。
（2）在【大纲】工具栏中单击【降级】按钮，或按键盘上的Tab键，PowerPoint2003将删除左边的幻灯片图标，同时产生一个项目符号，并使主标题编号复原。现在，就可以输入层次标题了。
（3）输入第一个层次标题，例如“波导221”，然后按Enter键。
（4）依次输入下面的层次标题，直至完成。
【温馨提示】如果要在某个层次标题的下面再加一层子标题，可以重复上面的操作。在默认字体大小的情况下，PowerPoint2003的一张幻灯片能容下8个层次标题。当然，如果用户改变字体大小，能使一张幻灯片容下更多的层次标题。不过，这样会影响演示效果。
3.1.2.2制作摘要幻灯片
为使观众了解演示文稿的概况，可以在演示文稿的最前面制作一张摘要幻灯片。
PowerPoint能依据一系列的幻灯片自动制作摘要幻灯片，幻灯片的标题就成了摘要幻灯片的层次标题。
如果要制作摘要幻灯片，可按以下操作步骤进行。
1.在大纲视图下，选择要制作摘要幻灯片的一组幻灯片。
2.单击【大纲】工具栏中的【摘要幻灯片】按钮。
生成的摘要幻灯片将插在所选的一组幻灯片的最前面。
【温馨提示】当然，如果用户想在演示文稿的最后对整个演示做一个【总结】，也可以将摘要幻灯片放在演示文稿的最后。在大纲视图或幻灯片浏览视图中，只要将摘要幻灯片直接拖到最后就行了。
3.1.2.3预览演示文稿大纲
输入演示文稿大纲之后，为观察单张幻灯片的真实效果，单击视图栏上部的标签页右边的【关闭】按钮，就可以将视图栏关闭，这时将切换到幻灯片视图。同时，备注页视图窗口也将消失，PowerPoint2003窗口的中部将全部用来显示要编辑的幻灯片。
如果要观察所有幻灯片，可单击【幻灯片浏览视图】按钮，在屏幕上查看所有幻灯片的总体效果。
单击【幻灯片放映】按钮，可以查看整个演示文稿放映时的真实效果。单击鼠标左键，可以从一张幻灯片进入到下一张幻灯片，任意时刻按Esc键可结束幻灯片放映。
3.1.3输入批注
如果想要与其他用户共享演示文稿，可能需要利用注释标识一些的幻灯片，这些注释可以提供一些补充说明，或强调某些信息。
要想给某张幻灯片增加注释，先切换到幻灯片视图或普通视图，然后执行【插入】菜单中的【批注】命令，如图所示在幻灯片的左上角就会出现一个黄色的文本框，里面有用户姓名和一个插入点光标，此时即可在幻灯片上添加注释。同时，如果还没有打开【审阅】工具栏，窗口中也会自动增加【审阅】工具栏。此时，【审阅】工具栏是浮动的，可以拖动它，使它和其他的工具栏停靠在一起。单击【审阅】工具栏上的【插入批注】按钮，也会出现批注文本框。
在添加批注时，文本框的大小会根据用户输入文本的多少自动调整。输入完批注内容后，单击幻灯片中的其他对象即可把该批注锁定在幻灯片上。
在一张幻灯片上可以插入多条批注。通过单击【审阅】工具栏上的【前一项】按钮或【下一项】按钮，可以在演示文稿中不同的批注之间切换（不一定是同一张幻灯片上的批注）。
批注同幻灯片中的其他对象一样，可以用鼠标拖动来移动它们的位置：单击边框选中批注之后，单击【审阅】工具栏上的【删除批注】按钮或按Delete键可将其删除。
在幻灯片中输入批注是给自己或其他共享该演示文稿的演讲者看的，但在幻灯片演示时应当隐藏它。为此，执行【视图】菜单中的【批注】命令或在【审阅】工具栏上单击【显示/隐藏标记】按钮后，所有幻灯片上的批注都会隐藏起来。如果再次执行【视图】菜单中的【批注】命令或在【审阅】工具栏上单击【显示/隐藏标记】按钮后，所有幻灯片上的批注又会重新出现。
3.2使用大纲视图编辑文本
在大纲视图中，窗口的绝大部分用来显示演示文稿的文本，没有图表、表格和版式背景等。这样，就可以集中精力来编辑演示文稿的文本内容。而且在大纲视图中，可以很方便地改变幻灯片的次序，以便从全局考虑文本内容的编排是否合理。
3.2.1大纲视图
在第一章中，我们已经讨论了PowerPoint的几种视图方式，并讲述了如何在这几种视图方式间切换。单击视图栏上部的【大纲】标签，即可以切换到大纲视图方式。
3.2.2选择文本
如果要选择文本，可以用鼠标，也可以用键盘。下面对在大纲视图中选择文本的方法做一个综述。
3.2.2.1利用鼠标
1.按住鼠标左键并拖动鼠标经过要选择的文本，直至文本块的末尾。
2.单击幻灯片图标，选定整个幻灯片。
3.将鼠标指针移动到层次标题左边，当指针变为四箭头时，单击可选择该层次标题。
4.双击可选中一个单词和其后的空格。
5.三击可选中一个段落。
3.2.2.2利用键盘
1.按↑↓→←一键，光标沿上、下、左、右方向移动一个字符的位置。
2.按Ctrl+→（或←）组合键，移到前（或后）一个单词的开头。
3.按Ctrl+↑（或↓）组合键，移到当前（或后一个）主题的开头：若光标已在一个主题的开头，则移到前一个主题的开头。
4.按Home键，光标移动到该行的开头；按End键，光标移动到该行的结尾。
5.按Ctrl+Home～（或End）组合键，光标移动到演示文稿大纲的开头（或结尾）。
6.按Ctrl+A组合键，选定所有文本。
7.按Shift+Home（或End）组合键，可选中从光标到该行的开头（或结尾）间的内容。
8.按Ctrl+Shift+Home（或End）组合键，可选中从光标到该演示文稿大纲的开头（或结尾）间的内容。
9.按Shift+→（或←）组合键，每次向前或向后选中一个字符。
10.按Shift+↑（或↓）组合键，向前（或向后）选中一行。
11.按Ctrl+Shift+→（或←）组合键，每次选择一个单词。
3.2.3修改文本
输入文本时经常需要修改，按键盘上的Backspace键可删除刚刚输入的字符。选择这些文本后，则可用新输入的内容替换它们。
和其他Windows应用程序一样，在PowerPoint中，通过右击鼠标能显示快捷菜单，从中可以找到修改文本的方法。下面就是这样的示例。
1.如果要插入新文本，先定位插入点，再输入所需文本。
2.如果要将文本从一个位置复制到另一个位置，可以先选中它，然后选择下列4种操作中的一种。
（1）单击【常用】工具栏中的【复制】按钮，再将光标移到该复制文本将出现的位置，然后单击【粘贴】按钮。
（2）用鼠标右击要选择的文本，先在快捷菜单中执行【复制】命令，然后将光标移到复制文本要出现的位置，再次右击，并执行快捷菜单中的【粘贴】命令。
（3）执行【编辑】菜单中的【复制】命令，再将光标移到该复制文本将出现的位置，然后执行【编辑】菜单中的【粘贴】命令。
（4）先选中文本，按Ctrl+c组合键复制，再将光标移到该复制文本将出现的位置按Ctrl+V组合键，实现文本的粘贴。
3.如果要在演示文稿的大纲中移动文本，也应先选中它，然后执行下列4种操作中的任意一种。
（1）执行【编辑】菜单中的【剪切】命令，将光标移到文本将出现的位置，然后执行【编辑】菜单中的【粘贴】命令，实现文本的移动。
（2）在大纲视图中，可先选择该文本，直接将其拖动到所需位置。
（3）在幻灯片视图中，则可使用【常用】工具栏中的【剪切】和【粘贴】按钮。
先单击【常用】工具栏中的【剪切】按钮，再将光标移到文本将出现的位置，然后单击【粘贴】按钮。
（4）按Ctrl+X组合键，再将光标移到文本将出现的位置，按Ctrl+V组合键，实现文本的移动。
4.如果要删除文本，应先选中它，然后按Delete键，或执行【编辑】菜单中的【清除】命令。
5.如果要删除一张或几张幻灯片，可执行下列操作中的一种。
（1）在大纲视图下，先将光标移到该张幻灯片文本的任意位置。然后执行【编辑】菜单中的【删除幻灯片】命令。
（2）在普通视图或幻灯片视图下，执行【编辑】菜单中的【删除幻灯片】命令，可删除当前显示在窗口中的幻灯片。
（3）在幻灯片浏览视图下，可以先选中多张幻灯片，然后执行【编辑】菜单中的【删除幻灯片】命令，可以一次删除多张幻灯片。
3.2.4查找和替换
在演示文稿中有时需要改变一些数据或人名，但却不想在整个演示文稿中一个一个地查找然后修改，这时就可以使用PowerPoint2003的查找和替换功能。例如，可以用【查找】命令在演示文稿中查找一个客户的名字，然后用【替换】命令，用一个新客户的名字取代查找到的名字。除幻灯片放映视图外，在其他任何视图中都可执行【查找】和【替换】命令。
3.2.4.1查找
要查找指定的文本，可以执行下面的操作步骤。
1.执行【编辑】菜单中的【查找】命令，或按Ctrl+F组合键，出现【查找】对话框，如图所示。
2.在【查找内容】文本框中输入要查找的全部或部分文本。
如果有特殊要求。例如，要查找人名White（怀特）但不想查找white（白色）时，应选择【区分大小写】复选框。要查找整个单词而不是某个单词的一部分时应选择【全字匹配】复选框，【全字匹配】意味着，如果【查找】命令认为White或white符合查找条件，则White＆apos;s、Whit、wh等都不符合查找条件。
3.单击【查找下一个】按钮，即从光标处开始在所有的幻灯片中搜寻，并使所找到的第一个对象高亮显示。如果该对象不是所要查找的内容，则再次单击【查找下一个】按钮。如果没有找到所要查找的内容，屏幕上会出现一段信息，提示用户没有找到所需内容。
【查找】命令的操作过程也适用于【替换】命令，因为【替换】命令不过是【查找】命令的一个扩充而已。如果要用其他内容替换所找到的内容，可在【查找】对话框中单击。
3.2.4.2替换
【替换】按钮；也可以先关闭【查找】对话框，然后执行【编辑】菜单中的【替换】命令，或按Ctrl+H组合键，都会出现如图所示的【替换】对话框。
替换文本的具体操作步骤如下：
1.替换为】文本框中输入替换内容，必要的话可选中【区分大小写】复选框，【区分大小写】复选框对【查找内容】文本框中的文本起作用。PowerPoint2003将精确地插入用户在【替换内容】文本框中输入的替换内容，并匹配大小写。
2.【全部替换】按钮，【替换】命令会自动完成全部替换操作。若要逐一核实替换内容，则逐次单击【查找下一个】按钮，核实后再单击【替换】按钮。
如果单击了【全部替换】按钮后，发现不该这样替换，可单击【常用】工具栏中的【撤消】按钮，或执行【编辑】菜单中的【撤消】命令，或按Ctrl+z组合键。如果单击的是【替换】而非【全部替换】按钮，则执行【撤消替换】命令只撤消最后一次替换。重复执行【撤消替换】命令可逐次撤消此前进行的替换。还可以单击【撤消】按钮右边的下三角按钮。会出现一个下拉列表，在该列表中可以有选择地撤消一次或多次操作。
在PowerPoint2003中，通过连续单击【撤消】按钮，最多可以撤消前面的20次操作（PowerPoint2003的默认次数）。若想将该数目提高（最高可达l50次）或降低，可执行【工具】菜单中的【选项】命令，然后在出现的【选项】对话框中选择【编辑】选项卡，如图所示。在该对话框中可以改变【最多可取消操作数】的设置值。
当使用【撤消】按钮或【撤消】命令取消所执行的操作后，【常用】工具栏中的【重复】按钮和【编辑】菜单中的【重复】命令分别变为【重做】按钮和【重做】命令，【重做】命令的名字随最后执行的操作而改变，如【重做输入】或【重做加粗】等。单击【重做】按钮或执行【重做】命令，可以快速恢复被撤消的操作。
例如，将“诺基亚”替换为“Nokia”后，单击【撤消】按钮可取消替换的操作，再单击【重做】按钮又恢复了替换的操作。如果执行的操作不能被重做，【重做】命令就会变为【无法重复】命令。相应地，【常用】工具栏中的【重做】按钮也会变为【无法重复】按钮，并呈低亮度显示。
3.2.5重组文本
在大纲视图中可以很方便地重新组织演示文稿的文本。可改变演示文稿中各主题的次序以及标题的次序，可以把一个主题下的层次标题移到另一个主题下面，以及删除主题、复制主题和插入新主题。
3.2.5.1题的次序
选择了一个主题或一个层次标题后，即可在演示文稿大纲中将它们上下移动，以改变其次序，使演示文稿大纲更符合论述的逻辑关系。
为移动整个主题，可按下列步骤进行操作。
1.将鼠标指针指向要选择的主题前面的幻灯片图标。
2.按住鼠标左键，上下拖动。拖动时，鼠标指针变为上下双向箭头。此时，会有一条水平线指示释放鼠标左键时，主题将定位于何处。
3.释放鼠标左键，该主题及其层次标题即被移动到新位置。
另外，还可以在【大纲】工具栏中，单击【上移】或【下移】按钮，上、下移动选择的主题。事实上，若是用户选择了多个主题，则用【上移】按钮或【下移】按钮可以很方便地上、下移动它们。
使用【上移】或【下移】按钮时，一次只能向上或向下移动一行。要想移动一个主题时，由于每个主题下还有几个层次标题，那么就要连续多次单击【上移】或【下移】按钮。这时，就可以利用【大纲】工具栏中的【折叠】按钮（可隐藏一个主题下的层次标题）或【全部折叠】按钮（隐藏所有主题下的层次标题），先将主题下的层次标题隐藏，可明显减少单击次数。同样-如果想让层次标题再次出现，可单击【大纲】工具栏中的【展开】按钮（可展开——个主题下的层次标题）或【全部展开】按钮（展开所有主题的层次标题）。
在大纲视图中，除可改变整个主题的次序外，还可改变一个主题下面的层次标题的次序，将层次标题从一个主题下移到另一个主题下，操作步骤与移动主题类似，只要先选中层次标题即可。还可以用键盘来组织演示文稿大纲，按Alt+Shift+↑（或↓）组合键，可将选择的文本上移或下移。
3.2.5.2左移或右移主题和层次标题
左移一个层次标题，它将成为一个新主题（即一张新幻灯片）；右移一个主题，它将成为一个层次标题；右移一个层次标题，它将成为下一级的层次标题。左移一个层次标题时，先选择它，然后单击【常用】工具栏中的【升级】按钮（←）；或单击层次标题的左侧，按住鼠标左键，将层次标题向左拖动；还可以按键盘上的Alt+Shift+一组合键或Shift+Tab组合键操作。
如果要右移一个主题或层次标题，也应先选择它，然后单击【降级】按钮；或单击主题或层次标题的左侧，按住鼠标左键，将其向右拖动；还可以按键盘上的Tab键或Alt+Shift+→组合键。
以上介绍的左移或右移方法，不但移动了被选择的文本，而且移动了它下面的层次标题。如果只想移动一行文本，而将它下面的文本保留在原来的层次上，只需在要移动的主题或层次标题文本行中任意位置单击，然后按Tab键则将该行右移，按Shift+Tab组合键则将该行左移，而其下面的层次标题不受影响。
3.2.6检查演示文稿
输入和修改完演示文稿后，在发布演示文稿之前还应检查一下演示文稿，看看是否有拼写错误及不合理的样式。
3.2.6.1拼写检查
PowerPoint2003有自动拼写检查的功能，单击【常用】工具栏中的【拼写】按钮、执行【工具】菜单中的【拼写】命令或按F7键都可以启动PowerPoint2003的【拼写检查】功能。当PowerPoint2003找到一个它认为拼写错误的单词时，就会出现【拼写和语法】对话框。
被认为错误的单词显示在【不在词典中】文本框中，在【建议】列表中列出了该单词的一些可能的正确拼法，其中第一个也是可能性最大的一个呈高亮显示，并出现在【更改为】文本框中。
如果系统查出的单词拼写实际上是正确的（例如，人名、公司名、地名等），只是PowerPoint2003不认识它，可以单击【忽略】按钮（忽略本次出现的单词）或单击【全部忽略】按钮（忽略文本中所有的该单词）。如果该单词拼写错了，用户想把它换成【更改为】文本框中的单词，只需单击【更改】按钮即可。单击【全部更改】按钮后，全篇演示文稿中的该单词都会被替换。
PowerPoint2003检查完全部演示文稿后，会在屏幕上给出提示信息，单击【确定】按钮，返回到演示文稿大纲中。
3.2.6.2样式检查
应用样式检查功能可以检查大小写与句尾标点和视觉清晰度。但PowerPoint2003的【工具】菜单中没有【样式检查】命令，如果要启动样式检查，可以执行【工具】菜单中的【选项】命令，弹出【选项】对话框，并在该对话框中选择【拼写检查和样式】选项卡。
在【拼写检查和样式】选项卡中单击【样式选项】按钮，出现默认的【样式选项】对话框，并选择其中的【大小写与句尾标点】选项卡。在该选项卡中可以更改演示文稿标题和正文的大小写以及标点符号。
选择【视觉清晰度】选项卡，就可以进行字体和可读性的选项设置。可读性检查能保证演示文稿的易读性，创建外观清晰、观点突出的幻灯片。当PowerPoint2003检查幻灯片时，它以这些设置为基本依据，不符合这些条件的幻灯片将出现样式检查结果提示。
3.3使用自动更正功能
在输入文本时，某些单词常发生字母位置颠倒、字母缺少或字母大小写的错误，使用自动更正功能能识别并自动改正这些错误。例如，输入abbout或abotu，会自动将其更正为about。
执行【工具】菜单中的【自动更正】命令，出现如图所示的【自动更正】对话框。在该对话框中，可以将某一单词加入自动更正列表或从自动更正列表中删除。例如，假设用户经常将make写成make,但PowerPoint2003的自动更正列表的错误中并没有amke这个词，所以，用户必须自己添加上这种更正功能。
先选中【键入时自动替换】复选框，然后在【替换】文本框中输入拼错的单词“amke”，在【替换为】文本框内输入正确的单词“make”，然后单击【添加】按钮。如果想删除自动更正列表中的单词，则先选择该单词，然后单击【删除】按钮。
【自动更正】对话框中还有一个【例外项】按钮，单击【例外项】按钮，会出现【“自动更正”例外项】对话框。在该对话框中可以设置某些单词或字符后的首字母不大写，或是允许某些单词的开头两个字母全都大写。
3.3.1普通视图
在第一章中，我们已经介绍了普通视图，普通视图中窗口的绝大部分用于显示单张幻灯片。在PowerPoint2003中，普通视图和大纲视图的窗口布局实际上是一样的，只不过是各个视图栏显示的内容有所不同罢了。
PowerPoint2003之所以有这么多的视图方式，是为了让用户在创建和编辑演示文稿时更加方便，用不同的视图编辑演示文稿的不同部分。大纲视图适合编辑演示文稿的大纲；普通视图适合编辑演示文稿的单张幻灯片；幻灯片浏览视图适合编辑演示文稿的整体效果；幻灯片放映视图可以查看幻灯片的放映效果。
3.3.2编辑单张幻灯片
在普通视图中编辑演示文稿文本时，可使用同大纲视图中一样的编辑方法和技巧。但是要注意以下两点：
1.在普通视图中，按Ctrl+↑组合键或Ctrl+↓组合键是把光标移到前一个或后一个段落；而在大纲视图中，则是将光标移到前一个或后一个主题。
2.在普通视图中，按Ctrl+Home组合键或Ctrl+End组合键是将光标移到当前文本对象（即单个占位符内的全部文本）的开头或末尾；而在大纲视图中，则是将光标移到整个演示文稿大纲的开始或末尾。但如果没有激活任何占位符，则按Ctrl+home组合键移到第一张幻灯片，按Ctrl十End组合键移到最后一张幻灯片。
定位光标之后，就可以输入文本了。同样，按BackSpace键删除光标左侧的字符，按Delete键删除光标右侧的字符。
3.3.3移动、复制和删除幻灯片
在PowerPoint2003的普通视图中，和PowerPoint2000/2002一样，不仅能删除幻灯片，也能很方便地移动和复制幻灯片。PowerPoint2003的普通视图窗口中的绝大部分用于显示一张幻灯片，但屏幕的左边也有很小的幻灯片略图窗口，用于显示演示文稿的主题（每个主题即代表一张幻灯片）。所以，在普通视图中能像在大纲视图中一样方便地移动和复制幻灯片，只不过如果要移动和复制层次标题时，就必须扩大屏幕左边的大纲视图窗口（实际上，此时的普通视图和大纲视图是一样的）。
另外，在普通视图、大纲视图和幻灯片浏览视图中都可以使用【剪贴板】任务窗格。
单击任务窗格右上角的按钮，就会出现下拉菜单。然后，在该下拉菜单中执行【剪贴板】命令，就会出现【剪贴板】任务窗格。
利用【剪贴板】任务窗格可以很方便地实现【粘贴】命令，并且可以选择粘贴的内容，单击【全部粘贴】按钮，可将【剪贴板】中所有的内容全部粘贴到演示文稿中；单击【全部清空】按钮，可以清除剪贴板中所有的内容。在该剪贴板中最多可以存储最近的24次【复制】和【剪切】命令的内容。
3.4使用文本框
要给幻灯片上的图形或其他对象做一些解释时，除了可以添加标注外，还可以在对象旁边添加文本框，输入一些文字作为文本注解，以便观众理解幻灯片的内容。
3.4.1绘制文本框
文本框的绘制方法与绘制自选图形并没有什么区别，可以按以下步骤操作：
1.在【绘图】工具栏上单击【文本框】按钮或【竖排文本框】按钮。
2.将鼠标指针指向要画文本框的一个角上。
3.按住鼠标左键，向所画文本框的对角位置拖动。
4.释放鼠标左键，所画的文本框就出现在幻灯片上。
拖动时按住Shift键，可以画出一个正方形的文本框；按住Ctrl键，然后拖动鼠标，可以画一个以第一个单击的点为中心的文本框；按住Shift+Ctrl组合键，然后拖动鼠标，可以画一个以第一个单击的点为中心的正方形文本框。
3.4.2在文本框内输入文本
上面已经提到，在PowerPoint2003中绘制文本框之后必须立即输入文本。若文本框里没有文本，单击文本框外的任意地方，文本框就会消失。而且，可以用两种方法来绘制文本框，不同方法绘制的文本框中的文本以不同的方式显示。
用鼠标单击的方法绘制的文本框，只作为幻灯片上的一个标记，在其中输入文本时，文本不会自动换行，用户必须自己按Enter键来换行。文本标记一般用于标记图表或剪贴画等对象，作为它们的标题。
用按住鼠标左键拖动的方法，绘制出的文本框是一个字处理框，它的大小可以在拖动的时候调整。在字处理框内输入文本时，文本可以自动换行。它一般用于在幻灯片中另外添加文本作为说明。
3.4.3为文本框增加填充和边界
绘制了文本框并在其中输入文字之后，还可以给文本框增加很多起强调作用的特殊效果，如填充或边界、文本框的大小及位置，并允许改变文本固定点及文本的内部边界，所有这些操作都可以在【设置文本框格式】对话框内进行。
通过给文本框增加边界或填充，可令文本特别醒目。要给文本框增加边界或填充，可以按如下步骤操作。
1.单击要设置格式的文本框。
2.执行【格式】菜单上的【文本框】命令。
3.出现【设置文本框格式】对话框，单击其中的【颜色和线条】选项卡。
4.从【填充】选项组中的【颜色】下拉列表中选择颜色或填充选项，还可以利用【颜色】下拉列表中的【填充效果】选项给文本对象加上过渡或其他填充效果。利用【填充】选项组中的【透明度】滑块，可以设置填充颜色的透明度。
5.在【线条】选项组中的【颜色】和【虚线】下拉列表中可以改变文本框的线条颜色及线条的线形和虚实。
6.单击【确定】按钮，返回幻灯片视图，可以看到文本框已经加上了填充和边框。
3.4.4调整文本框的尺寸
在PowerPoint2003中，文本框的大小通常是刚好容纳下其中的文本。可以通过拖动控点来调整其大小，但文本字体的大小不会随之改变。
如果只希望文本框比其中的文本稍大一点，那么除了通过拖动控点外，还可以通过【设置文本框格式】对话框设置其大小。
3.4.4.1拖动控点
具体的操作步骤如下：
1.单击选中文本框。
2.执行【格式】菜单上的【文本框】命令或快捷菜单中的【设置文本框格式】命令。
3.出现【设置文本框格式】对话框，打开其中的【尺寸】选项卡，如图所示。
4.在【尺寸和旋转】选项组中分别输入文本框的高度、宽度及旋转的角度。
5.在【缩放比例】选项组中分别调整文本框的缩放比例。
6.单击【预览】按钮，可以预览修改的效果，但需要先将【设置文本框格式】对话框拖到不覆盖幻灯片的位置才行。
7.单击【确定】按钮完成设置，返回幻灯片视图。文本框的大小和格式都已经改变。
3.4.4.2设置文本框
在PowerPoint2003中，有时无法用鼠标拖动的方法来调整文本框的尺寸。这时，可以使用下面的方法：
1.单击选中该文本框。
2.执行【格式】菜单上的【文本框】命令或快捷菜单中的【设置文本框格式】命令。
3.出现【设置文本框格式】对话框，打开【文本框】选项卡。
4.取消选中【调整自选图形尺寸以适应文字】复选框。
5.单击【确定】按钮，返回幻灯片视图，这时就可以用鼠标拖动的方法来调整文本框的尺寸了。
3.4.5移动文本框
在PowerPoint2003中移动文本框有两种方法：用鼠标把文本框拖动到新位置，在【设置文本框格式】对话框中设置文本框的位置。
3.4.5.1用鼠标拖动
要把一个文本框拖动到新位置，可以按以下步骤操作。
1.单击选中一个文本框。
2.把鼠标指针放在文本框的边界上。
3.在鼠标指针变为四箭头的“十”字形时，按住鼠标左键。
4.拖动文本框到一个新的位置。
3.4.5.2准确定位
用拖动的方法，只能大致定位文本框的位置，如果要准确定位文本框的位置，就必须用【设置文本框格式】对话框。具体操作步骤如下：
1.单击选中一个文本框。
2.执行【格式】菜单中的【文本框】命令或快捷菜单中的【设置文本框格式】命令。
3.出现【设置文本框格式】对话框，然后单击【位置】选项卡。
4.输入文本框的水平和垂直位置的数值。在默认情况下，这两个数值都是文本框左上角相对于幻灯片左上角的距离。改变【度量依据】下拉列表的选项，可以让这两个数值变成相对于幻灯片的中心。
5.在接受改动之前，单击【预览】按钮来预览修改后的效果。
6.单击【确定】按钮，返回幻灯片视图方式。
3.4.6设置文本框内文本的锁定点
文本框中，有的文字在文本框的正中央，有的在文本框的底部，有的在文本框的上部，还有在左边或右边，而且各个文本框内的文本距文本框边缘的距离也不相同。这些都可以在【设置文本框格式】对话框的【文本框】选项卡中设置。要进行这些设置，可执行以下操作步骤。
1.单击选择某一个文本框。
2.执行【格式】菜单中的【文本框】命令或快捷菜单中的【设置文本框格式】命令，然后在弹出的对话框中打开【文本框】选项卡。
3.在【文本锁定点】下拉列表中选择一种文本锁定方式。
4.在【内部边距】选项组中的文本框中输入文本内部边距的数值。
5.在接受修改之前，单击【预览】按钮来预览修改效果。
6.单击【确定】按钮，返回幻灯片视图方式。
3.4.7格式化文本框内的文本
除了可以设置文本框内文本的锁定点之外，还可以改变文本的字体、字形、字号和一些特殊效果。要设置文本框内的文本格式，可执行以下操作步骤。
1.单击选择一个文本框，选择要进行格式化的文本。
2.执行【格式】菜单中的【字体】命令，或在选择的文本上右击，出现快捷菜单，然后在快捷菜单中执行【字体】命令。
3.出现【字体】对话框，在该对话框中选择文本的字体、字形、字号和一些特殊效果。
4.单击【确定】按钮，返回幻灯片中，即可看到文本框内的文本格式化效果。
3.5格式化文本
格式化文本有两种方法：一种是通过编辑幻灯片母版，可以改变通篇演示文稿中的文本的格式：另一种是可以在单个幻灯片中改变文本的格式。
3.5.1设置字体
在PowerPoint2003的【格式】工具栏或【字体】对话框中，可以改变文本的字体、字形、字号、颜色和效果。
要改变文本的字体，可以按下列步骤进行操作。
1.选择要格式化的文本。可以选择单个字符，也可将光标置于一个单词中来格式化整个单词，还可以选择几个单词或句子。
2.在【格式】菜单或快捷菜单中执行【字体】命令，出现【字体】对话框。
3.在该对话框中，可以选择字体、字形和字号。
4.在【效果】选项组中，通过选择相应的复选框，可以选一种或多种特殊效果。如果选择了【上标】或【下标】复选框，可以通过增加或减少右边【偏移】文本框中的百分数来改变上、下标文本相对于当前行的上下偏移量。
5.要改变被选择文本的颜色，先单击【颜色】下拉列表框右侧的下三角按钮，此时即可选择一种颜色。选择【其他颜色】选项，会出现【颜色】对话框的【标准】选项卡。在【标准】选项卡的颜色板中选择适宜的颜色，然后单击【确定】按钮返回【字体】对话框，就会发现所选择的颜色已经添加到【颜色】列表中。单击【颜色】对话框中的【自定义】选项卡，出现对话框。在该对话框中可以通过改变色相、饱和度、亮度以及红色、绿色、蓝色的值，或先用鼠标单击左边颜色板上的某一位置，再单击右边的亮度板来自定义任何颜色。
6.要查看改变格式后文本的外观，单击【预览】按钮（一般情况下，应拖动【字体】对话框，以便观察文本）。
7.单击【确定】按钮，完成字体格式的设置。选择了要格式化的文本后，也可以利用【格式】工具栏进行格式化操作。
Ctri+Shift+F改变字体
Ctrl+Shift+P改变字号
Ctrl+Shift+＞增大字号
Ctrl+Shift+＜减小字号
Ctrl+Shift+B或Ctrl-B加粗
Ctrl+ShiftU或Ctrl+U下划线
Ctrl+Shift+I或Ctrl-I倾斜
Ctrl+下标
Ctrl+Shifl+-上标
Ctrl-Shift+z常规文本
Ctrl-空格恢复默认格式
另外，执行【格式】菜单中的【替换字体】命令，将出现【替换字体】对话框。在【替换】下拉列表框中选择要替换的字体，在【替换为】下拉列表框中选择替换字体，然后单击【替换】按钮。这样，演示文稿中所有使用【替换】下拉列表框中字体的文本都被替换成【替换为】下拉列表框中的字体。
3.5.2设置缩进方式和对齐方式
改变文本的字体只是完成了格式化文本的第一步，接下来还要改变文本的缩进方式和对齐方式。
3.5.2.1缩进方式
执行【视图】菜单中的【标尺】命令，或将鼠标指针指向幻灯片背景，右击，然后在快捷菜单中执行【标尺】命令，视图顶部都会出现标尺。如果单击【格式】工具栏的【更改文字方向】按钮，标尺会出现在幻灯片的左边。通过标尺上的滑块就可以改变段落的左缩进和首行缩进。要改变文本对象的缩进方式，必须先单击文本对象内任意位置，然后在视图的顶部标尺内拖动相应的滑块。对同一个文本对象，左缩进滑块（位于标尺下部的矩形滑块）可将所有文本全部向右推移，项目符号也随之移动；首行缩进滑块（位于标尺上部的倒三角标志）可以改变段落中所有首行文本的起始位置，如果有项目符号，也会随之移动；悬挂缩进标志（位于标尺中部的正三角标志）可以使段落中所有项目符号右边的文本向右或向左移动，但项目符号位置不变。
3.5.2.2对齐方式
在PowerPoint2003中既可以改变文本对象的缩进方式，也可以改变文本对象和字体的对齐方式。文本对象的对齐方式决定了各行文字的水平位置，字体的对齐方式决定了各行文字的垂直位置。
要改变文本对象的对齐方式，应先选择该文本对象，然后在【格式】菜单中执行【对齐方式】命令，在【对齐方式】子菜单中选择所需的对齐方式。也可通过单击【格式】工具栏中的按钮，完成文本的对齐。
PowerPoint2003默认的字体对齐方式是【罗马方式对齐】，但可以在【格式】菜单中执行【字体对齐方式】命令，然后在【字体对齐方式】子菜单中选择所需的字体对齐方式。
3.5.3设置行间距和段落间距
在PowerPoint2003中，可以利用【格式】工具栏中的【增加段落间距】和【减少段落间距】按钮来调整段落间距。
另外，在【格式】菜单中执行【行距】命令，将打开【行距】对话框，在该对话框中可以改变行间距、段前或段后的空白距离。
行间距决定了段落内部各行之间的垂直间距，在该对话框的【行距】微调框中调整所需的数值，右边的列表框中显示的是【行】，表示单倍行距。单击【行距】右边的小箭头，在下拉列表中选择【磅】选项，则左边【行距】微调框中的值会自动更改为17（这个数据由用户所选择的文本对象的字体和字号大小决定），表明当前的行距为17磅。
段落间距决定了文本对象段落之间的距离。它指的是一个段落的前、后空出的距离，并不包括文本。
3.5.4设置制表符
在PowerPoint2003的文本对象内，可以通过设置制表符位置来决定文本对象的位置。PowerPoint2003提供了4种不同类型的制表符，单击位于标尺最左端的【对齐制表符】按钮，可以从一种制表符切换到另一种制表符。
如果要设置制表符，先选择要设置制表符的文本，再单击水平标尺左边的【对齐制表符】按钮，使其显示所需的制表符类型，然后单击标尺上要设置制表符的位置。
如果要清除制表符，只需将制表符标记拖离标尺即可。
3.5.5转换文本大小写
在输入文本时，有时会忽略单词字母的大小写或忘记关CapsLock键，使得文本变得杂乱无章，可读性很差。这时，就要改变幻灯片上文本的大小写。选择要修改的文本，然后执行【格式】菜单中的【更改大小写】命令，出现如图所示的【更改大小写】对话框。在该对话框中提供了5个改变大小写的单选按钮，用户可以任选其中的一种。
3.5.6传递文本样式
当对被选文本进行了格式化后，可以把同样的文本样式传递给已选的其他文本。这样，就不必再打开菜单，一步步重复操作了。
要将一个文本的格式传递到另一个文本选择区中，按下列步骤进行。
1.选择要传递其格式的文本。
2.单击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮。
3.用鼠标（此时，在鼠标指针的左边有一个小刷子）在要接受该格式的文本上拖动。
4.松开鼠标左键后，原来的格式即被传递到后来的文本选择区中，鼠标指针左边的小刷子也随之消失。